Uncategorized

Penggunaan Nama dan Jabatan dalam Username PLO Lebih Efektif

Di zaman era modern seperti ini, semua hal yang berhubungan dengan dunia tulis menulis menggunakan media alat tulis tangan secara manual, sudah mampu digantikan dengan budaya paperless. Salah satunya adalah penerapan PaperLess Office (PLO) yang sudah diaplikasikan di beberapa perkantoran dan perusahaan, meskipun masih dalam tahap percobaan. Sebagai gambarannya adalah PLO di situs www.kontak.ugm.ac.id.
Sebelum mengupas lebih jauh, tentunya kita harus tahu seperti apakah paperless office yang dimaksud dalam bahasan ini? PLO merupakan suatu bentuk/cara komunikasi modern yang menitikberatkan kepada penggunaan media internet berbasis teks untuk memudahkan komunikasi dalam suatu perkantoran. Komunikasi yang dimaksudkan di sini dapat berupa surat-menyurat (baik secara internal maupun eksternal), pemberian pengumuman kepada staff, ataupun dapat juga berisi tukar pendapat antar staff dalam suatu perkantoran dalam menyelesaikan berbagai macam urusan dan topik.
Tentu saja, untuk menjaga keamanan dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan dengan kantor tersebut, harus dibuat sistem akun anggota yang baik. Akun anggota biasanya berupa sebuah username dan sebuah password terdaftar dalam database sebagai identitas diri ketika menggunakan layanan dalam sebuah PLO. Sebuah akun selalu selalu dibuat berbeda dari satu anggota dengan anggota lainnya, mulai dari username, password, serta hak akses dalam menggunakan fitur-fitur dalam suatu PLO.
Lalu, bagaimanakah cara untuk menentukan username sebagai identitas dalam PLO? apakah lebih baik menggunakan nama asli pengguna atau nama jabatan? Jika saya boleh memilih, maka saya lebih tertarik untuk menggunakan kedua-duanya. Karena saya pikir dengan menggunakan nama dan jabatan sebagai username, sudah cukup jelas untuk memberikan identitas pemilik akun tersebut. Mengingat akun tersebut adalah akun dalam suatu perkantoran yang resmi, maka hendaknya username yang diberikan tetap singkat, unik dan jelas, untuk menghindari persamaan username.
Singkat berarti username tidak perlu dibuat sesuai dengan nama panjangnya, cukup nama panggilan yang umum. Unik berarti username harus berbeda penulisannya untuk setiap akun pengguna. Jelas berarti username mudah dipahami dan dikenali secara jelas oleh user lain dalam satu lingkungan PLO.
Misalnya, suatu akun diberi username kb1_aditya, dapat direpresentasikan sebagai user Kepala Bagian I dengan nama Aditya. Kemudian stk_anto, dapat direpresentasikan sebagai Staff Karyawan dengan nama Anto. Jika ternyata ada nama pengguna yang sama dan kebetulan memiliki posisi/jabatan yang sama, maka penulisan username dapat dibedakan dengan memberi keterangan tambahan, misalnya stk_antopr, yang dapat direpresentasikan sebagai Staff Karyawan dengan nama Anto Prayitno.Pemilihan tentang bagaimana model penulisan username dapat ditentukan sesuai dengan preferensi masing-masing institusi. Tentu hal ini berkaitan dengan struktur jabatan yang ada didalamnya.
Ada beberapa alasan yang sedikit mengganjal ketika saya hanya memilih salah satu penggunaan username berdasar nama pengguna saja atau hanya nama jabatan saja, yaitu sebagai berikut :
1. Jika username dibuat berdasarkan nama jabatan, maka tentu saja akan terdapat pemakaian beberapa username dengan nama yang sama. Hal ini dapat menimbulkan kerawanan tingkat keamanan akun tersebut, meskipun password yang digunakan kemungkinan besar berbeda diantara penggunanya. Selain itu, penggunaan nama jabatan sebagai username masih tergambar secara umum, artinya identitas diri mengenai nama pengguna tidak tertulis secara jelas.
2. Jika username dibuat berdasarkan nama pengguna, maka user yang lain hanya dapat melihat nama penggunanya tanpa mengetahui posisi/jabatan setiap user, terlebih jika institusi tersebut adalah sebuah institusi yang besar, dimana didalamnya terdapat banyak staff, anggota, dan karyawan.
Oleh karena itu, penggunaan username berdasar nama jabatan dan nama panggilan yang unik, saya rasa lebih tepat digunakan untuk pembuatan akun di dalam sebuah PLO, karena keduanya memiliki tingkat kepantingan yang sama-sama dibutuhkan dalam sebuah institusi. Selain lebih kompleks dan detail, cara ini saya pandang sebagai cara yang paling efektif, meskipun pada beberapa hal masih terdapat kekurangan yang sifatnya manusiawi.